Načini in oblike dela se hitro spreminjajo, zato so delovni 
prostori vse manj standardizirani in vse bolj zasnovani po meri. V optimizacijo delovnih prostorov so se pred leti usmerili pri družbi Kragelj arhitekti. O tem smo se pogovarjali z direktorico in vodilno arhitektko Alenko Kragelj Eržen ter arhitektoma Katjo Milošev in Aljošo Merljakom.
Arhitekturni biro ste ustanovili že leta 1998, leta 2010 pa ste se usmerili v zasnovo in prenovo delovnih prostorov. Kako je prišlo do te specializacije?
Alenka Kragelj Eržen (AKE): Do prve večje prelomnice je prišlo leta 2005, ko smo se začeli sistematično usmerjati v trajnostno arhitekturo in zeleno gradnjo. Sledili sta izdaja priročnika o zeleni poslovni gradnji in nacionalna raziskava o učinkovitosti delovnih prostorih. Glavne ugotovitve takrat so bile, da v podjetjih še ni pravega zavedanja, kako močno prostor vpliva na človeka in kako odločilno vlogo imajo pogoji dela in fizično delovno okolje na zadovoljstvo zaposlenih in njihovo storilnost ter s tem na uspešnost podjetja.
Veliko smo raziskovali, se učili in pridobivali informacije o sodobnih konceptih učinkovitih delovnih prostorov. Kmalu smo začeli odločevalcem v podjetjih svetovati pri strateških odločitvah, na primer, ali prostore prenoviti, se seliti, morda najemati ali graditi nov objekt. A1, takrat še Simobil, je pristopil k nam z željo ne samo prenoviti prostore, ampak transformirati celotno delovno okolje in delovne procese podjetja. S primerjalno analizo različnih možnosti smo ugotovili, da selitev v večjo poslovno stavbo ni bila potrebna, saj je bilo mogoče povečati kapaciteto delovnih mest v obstoječem objektu ob Kristalni palači v BTC, kjer ima podjetje še vedno sedež.
Po temeljiti prenovi 4.000 m² velike poslovne stavbe je raziskava med zaposlenimi potrdila v povprečju 12-odstotno povečanje osebne storilnosti zaposlenih. Ne le, da smo z naročnikom ustvarili trden in dolgoročen poslovni odnos, to je bil obenem prelomen projekt, ki nas je postavil na zemljevid specialistov za optimizacijo delovnih prostorov v Sloveniji in regiji. Sledili so KMAG, Medis, Prva zavarovalnica in drugi, danes pa je za nami že več kot 60 uspešno izpeljanih workplace projektov. Vsak projekt je prinesel svojo zgodbo, specifične izzive in specifične rešitve. Še vedno se veliko naučimo od naročnikov, predvsem o posebnostih v njihovih panogah, o organizaciji dela, o slogih vodenja in različnih poslovnih kulturah podjetij. Dobri delovni prostori morajo biti prilagodljivi in večnamenski; vsak zaposleni mora v idealnem primeru imeti na voljo prostor ali delovno površino, ki sta optimalna za naloge, ki jih ima tisti dan.
Kaj dokazano povečuje produktivnost in ustvarjalnost zaposlenih?
Aljoša Merljak (AM): Če pustimo ob strani zadovoljstvo z delom, pozicijo v podjetju, osebnim dohodkom in seveda odnose s sodelavci in nadrejenimi, potem na delovno storilnost, še posebej na individualno produktivnost, najbolj vplivata odsotnost hrupa in motečih zvokov. Težko se je koncentrirati, če je v prostoru, kjer delamo, stalno glasno ali celo hrupno. Morda se bo to komu zdelo v nasprotju s konceptom odprtih delovnih prostorov, vendar ni tako. V dobro zasnovanih odprtih prostorih, kjer se upošteva ustrezen kodeks obnašanja, ni nikoli glasno, saj se vse glasne aktivnosti dogajajo v ločenih prostorih ali na primerno oddaljenih površinah. V dobrih odprtih prostorih je vedno nekaj šuma, t. i. white noise, umirjena melodija nerazpoznavnih glasov, zvokov in dobrega izbora glasbe (in ozvočenja), ki je pozitivna za kreativnost večine ljudi, saj je znano, da smrtna tišina tudi ni spodbudna za učinkovito delo.
Na počutje zaposlenih in njihovo produktivnost prav tako močno vplivata kakovost zraka in svetlobe. Več dnevne svetlobe in pogledi skozi okna, v idealnem primeru na nekaj zelenega, izrazito pozitivno vplivajo na zbranost in kognitivne funkcije. Po mnenju strokovnjakov za dnevno svetlobo lahko zvišamo produktivnost zaposlenih tudi do 15 odstotkov, če zagotovimo ustrezno osvetljenost delovnih prostorov z naravno svetlobo. Podobne rezultate beležimo tudi pri naših projektih, razen seveda tam, kjer smo soočeni s prostorskimi ali tehničnimi omejitvami obstoječih stavb, pa tudi tam se da marsikaj narediti, da bi maksimizirali dnevno svetlobo. Raziskave dokazujejo tudi vpliv kakovosti zraka v prostorih ter ustrezne temperature na višjo produktivnost zaposlenih, in sicer do 10 odstotkov. Če ni dovolj kisika v prostoru, če imamo povišane ravni C02, če je v prostoru neprijeten vonj ali je temperatura previsoka ali prenizka, bo šla storilnost zaposlenih navzdol, bolniške odsotnosti in prezentizem pa navzgor. Še ena ideja za izboljšanje počutja in učinkovitosti zaposlenih so stoječe mize. Prehajanje iz sedečega v stoječi položaj 
in obratno je priložnost za hiter predah in razgibavanje telesa. Gibanje telesa spodbudi krvni obtok, kar pomeni več kisika in hranil za mišice, tkiva in možgane. Rezultat je več energije, boljša koncentracija in s tem višja storilnost.
Katja Milošev (KM): Znana rešitev za spodbujanje ustvarjalnosti zaposlenih je prostor, ki deluje kot kreativna in družabna točka. Bolj kot je prostor kreativne točke nekonvencionalen, bolj »out of the box« bo tudi razmišljanje zaposlenih. Priljubljeno poslovno orodje so na primer stene, ki jih premažemo s piši-briši barvo, zaposleni pa lahko nanje brez omejitev pišejo, rišejo ali skicirajo svoje ideje. Na takšen način svoje zamisli in predloge sporočajo svojim kolegom, ki delajo v istih prostorih ali pridejo mimo. Ob tem pride do izraza tudi t. i. koncept »naredi moje delo vidno« (ang. make my work visible), ko nekdo na primer razvija svojo idejo, ampak ima samo del ideje, ki jo predstavlja na takšni površini. Ko pride mimo nekdo od sodelavcev, ki ni nujno iz istega oddelka, morda je celo zunanji partner podjetja, in vidi proces razmišljanja, se mu utrne druga polovica ideje, ki je sam ne bi mogel nikoli razviti. Za večjo kreativnost in storilnost je enostavno potrebno ustvariti ustrezne pogoje, vse ostalo se bo zgodilo samo po sebi.
Katere so najpogostejše napake pred prenovo ali zasnovo novih delovnih prostorov?
AM: Za podjetja, ki razmišljajo kratkoročno, bodo delovni prostori vedno strošek in ne naložba. Kar je škoda, saj so delovni prostori lahko eno od glavnih strateških poslovnih orodij podjetja. Nekatere najpogostejše napake vodstev pri takšnih projektih so ne imeti vizije za fizično in virtualno delovno okolje podjetja, kopirati, kar delajo drugi, ne pridobiti internega konsenza za spremembe in ne vključiti zaposlenih v projekt. Opažamo, da podjetja še vedno ne namenijo dovolj časa potrebnim raziskavam in analizam in zato nimajo jasne slike, kje so, kar zadeva učinkovitost dela, kje bi lahko bili in kako najhitreje priti do tja. Če ni jasne vizije in strategije za optimalno delovno okolje, ne bo mogoče izkoristiti velikega potenciala, ki ga imajo visoko učinkoviti delovni prostori na poslovno in finančno uspešnost podjetja. Vsak element v prostoru, vsak centimeter delovnih površin mora biti načrtovan tako, da pomaga izboljšati uspešnost podjetja na ravni posameznika, ekip in celotne organizacije. Kot že rečeno, premišljen koncept delovnih mest, ki je prilagojen specifičnim potrebam določenega podjetja, bo imel pozitiven vpliv na zadovoljstvo in pripadnost zaposlenih in s tem na poslovne rezultate, vključno z rastjo prihodkov in dobička. Pred časom smo izdali poslovni vodič 11 napak pri workplace projektih in kako se jim izogniti in lahko se pohvalimo, da je pomagal že več sto podjetjem do pravih odločitev pri projektih prenove, gradnje ali selitve. Z veseljem ga delimo naprej.
KM: Ko prenavljamo ali projektiramo nove delovne prostore, vedno upoštevamo najmanj petletno projekcijo rasti števila zaposlenih in druge vidike širitve in razvoja podjetja. Najpomembnejši element delovnih prostorov je funkcionalnost, tej sledi dizajn, nikoli ne more biti obratno. Pogosto se zgodi, da pride naročnik k nam z idejo, da oblikujemo točno takšne prostore, kot jih je videl pri katerem od izjemno uspešnih podjetij. Ne samo, da bi s tem kršili pravilo, da dizajn sledi funkcionalnosti, naročniku bi naredili še drugo medvedjo uslugo. Namreč, vsaka organizacija je specifična in potrebuje specifično delovno okolje, da lahko raste in se razvija. Kar deluje za eno organizacijo, morda ne bo delovalo za drugo. Povzemanje prostorskih rešitev samo zato, ker so bile uspešne v enem podjetju, je tvegano početje in lahko projekt spravi v težave.
Oktobra letos organizirate že sedmo konferenco Workplace Design, ki bo v SIP Centru, novem poslovnem objektu družbe SIP v Šempetru v Savinjski dolini.
Kaj vas je napeljalo k izpeljavi tovrstnega dogodka?
AM: Pred leti smo ugotovili, da v domačem okolju ni dovolj informacij o pomembnosti delovnega okolja, fizičnega in virtualnega, na poslovno uspešnost organizacij. Prepoznali smo potrebo po tovrstnem znanju in oblikovali koncept dogodka, ki danes podjetjem ponuja praktično znanje mednarodno priznanih strokovnjakov s področja strateškega upravljanja, optimizacije delovnih prostorov, kreativnosti, komunikacije, poslovne kulture, naprednih tehnologij in še marsikaj. Tem temam smo že na začetku dodali temo vseh tem: upravljanje sprememb v podjetjih. Nobena še tako majhna stvar, noben premik na bolje se v podjetju ne more zgoditi, če ne uspemo pridobiti zaposlenih, da razmišljajo in delujejo drugače, kot so včeraj. To je najtežja stvar in nekaj, kar zahteva čas, vizijo in neomajno podporo z vrha. In je bistvena za uspeh vsakega strateškega projekta, bodisi da gre za prenovo prostorov, prenovo procesov ali celovito transformacijo podjetja.
Objavljeno v reviji SaMMozavestno.
Piše: Ana Ivančič
Foto: MOL